4 erros comuns ao escolher tecnologia para o seu restaurante (e como evitá-los)

1. Celebrar contratos longos que o prendem a hardware e software desnecessários

Muitos fornecedores tentam "amarrar" os clientes com contratos de vários anos que exigem o uso de hardware e software específicos, frequentemente acompanhados de custos mensais que não se justificam. Esta prática, além de limitar a liberdade de escolha, trava o acesso às atualizações tecnológicas que hoje acontecem de forma mais rápida, acessível e natural. Num mundo onde o hardware está cada vez mais barato e o software é projetado para funcionar em dispositivos genéricos, compromissos longos com equipamentos proprietários tornam-se um obstáculo à inovação e à eficiência.

Os riscos de ficar preso

Assinar contratos longos com fornecedores que impõem hardware e software próprios traz problemas concretos:

• Falta de flexibilidade: Fica bloqueado a tecnologias que podem ficar obsoletas em poucos anos, enquanto soluções mais modernas surgem constantemente.
• Custos excessivos: Paga mensalidades altas por equipamentos que, com o tempo, perdem valor. Por exemplo, o custo de memória e processadores caiu de níveis astronómicos e é hoje bastante acessível, o que faz com que o poder de computação por euro cresça exponencialmente.
• Menor competitividade: Empresas presas a sistemas desatualizados perdem a capacidade de responder às necessidades dos clientes com agilidade, algo que modelos flexíveis resolvem melhor.

Por exemplo, uma impressora standard ou um tablet de 200 euros podem integrar-se perfeitamente com plataformas SaaS, eliminando a necessidade de investimentos em equipamentos caros impostos por fornecedores.

Como evitar esta armadilha

Para não cair nesta cilada, siga estas estratégias práticas:

• Foge a contratos longos com equipamento próprio: Dê preferência a fornecedores que não obriguem a usar hardware específico. Com o mercado cheio de opções acessíveis, não faz sentido ficar refém.
• Aposta em SaaS flexível: Escolha soluções baseadas na cloud, portáteis e atualizáveis, que te permitam escalar ou mudar conforme as suas necessidades. Estas plataformas adaptam-se a dispositivos genéricos e recebem atualizações automáticas.
• Negoceie cláusulas de saída: Se um contrato longo for inevitável, inclua termos que lhe permitam substituir hardware ou software sem penalizações pesadas.
• Revê regularmente as suas necessidades: Com os custos de hardware a descer, faça avaliações anuais para garantir que está a usar as melhores opções disponíveis, sem se prenderes a compromissos desnecessários.

Em resumo

Compromissos longos com hardware e software proprietários são um resquício de um passado onde a tecnologia era menos acessível. Hoje, com hardware barato e software universal, a liberdade de escolha é essencial para manter o seu negócio ágil e competitivo. Opte por modelos flexíveis, como SaaS, e diga não a contratos que o travam em vez de o impulsionar.

2. Comprar através de intermediários sem conhecimento técnico

É habitual recorrer a revendedores ou distribuidores locais para adquirir tecnologia, como software ou plataformas digitais, especialmente quando não há contacto direto com os criadores da solução. O problema aparece quando surgem dificuldades muitas vezes, esses intermediários não têm o conhecimento necessário para resolver os problemas nem acesso direto à equipa que desenvolveu o produto. Resultado? Atrasos, frustrações e, por vezes, custos extra enquanto espera por uma solução que podia ser mais rápida se fosse diretamente à fonte.

Os riscos de depender de intermediários

Comprar através de revendedores sem expertise técnica pode complicar a sua vida de várias formas:

• Suporte lento e limitado: Se o software falhar ou tiver um bug, o revendedor pode não saber como corrigir e terá de contactar o fornecedor, o que atrasa tudo. Imagine o seu negócio parado porque o revendedor local não consegue resolver um problema crítico.
• Custos mais altos: Os intermediários adicionam margens significativas ao preço – o que pode tornar a compra mais cara do que se fosse direta.
• Opções reduzidas: Fica limitado ao que o revendedor oferece, que pode não ser o melhor para sei. Com cerca de mil empresas só de software de faturação em Portugal, os revendedores só trabalham com uma fração delas.
• Recomendações duvidosas: Alguns sugerem produtos com base nas comissões que recebem, não nas tuas necessidades reais. Por exemplo, pode acabar com um software cheio de funcionalidades que nunca vai usar.

Porquê evitar este caminho?

A falta de conhecimento técnico dos intermediários é um obstáculo real. Sem acesso direto às equipas de engenharia, não consegue garantir a correção de bugs ou garantir atualizações rápidas. Além disso, problemas de comunicação entre si, o revendedor e o fornecedor podem agravar a situação. E se o licenciamento não for bem explicado, pode até enfrentar questões legais ou limitações inesperadas no uso do software.

Como evitar esta armadilha

Para não ficar refém destes problemas, seguem estas dicas práticas:

• Compre diretamente do fabricante: Sempre que possível, vá direto à fonte – a equipa que criou a solução. Assim, tem suporte técnico imediato, acesso a atualizações e, muitas vezes, preços mais baixos sem as margens dos revendedores.
• Confirme o suporte técnico: Se tiver de usar um intermediário, verifique se o suporte vem de técnicos que realmente conhecem a plataforma, e não apenas de comerciais. Pergunte se oferecem instalação, formação ou acesso direto ao fornecedor em caso de emergência.
• Pesquise revendedores qualificados: Escolha parceiros autorizados com boa reputação e avaliações sólidas, que possam garantir um serviço decente.
• Entenda o licenciamento: Certifique-se de que os termos de uso estão claros, para evitar surpresas como restrições ou custos escondidos.

Em resumo

Comprar tecnologia através de intermediários sem conhecimento técnico pode parecer conveniente, mas os riscos – desde atrasos no suporte até custos inflacionados – superam as vantagens na maioria dos casos. Opta por lidar diretamente com quem desenvolve a solução ou, pelo menos, escolha revendedores que ofereçam suporte real e qualificado. Assim, garante que o teu investimento funciona como deve, sem depender de terceiros que não dominam o que vendem.

3. Usar soluções internacionais sem adaptação ao contexto nacional

Muitas plataformas globais são poderosas e amplamente usadas, mas nem sempre consideram as especificidades de Portugal – desde a legislação fiscal, como SAF-T e ATCUD, até métodos de pagamento locais, como MB Way ou Multibanco, passando por preferências culturais no atendimento. Sem essa adaptação, pode enfrentar problemas legais, perder clientes por falta de opções de pagamento familiares ou ter uma experiência do utilizador que simplesmente não "encaixa" no mercado português. Uma boa tecnologia deve sentir-se nativa onde opera.

Os riscos de ignorar o contexto local

Adotar soluções internacionais sem ajustes pode trazer dores de cabeça concretas:

• Problemas legais: Se o software não cumprir regras fiscais portuguesas, como a geração de ficheiros SAF-T ou a inclusão do código ATCUD nas faturas, podes ter multas ou complicações com a Autoridade Tributária. Além disso, a conformidade com o RGPD e outras leis de proteção de dados locais é essencial.
• Dificuldades de pagamento: Sem suporte para MB Way – que tem hoje mais de 6 milhões de utilizadores, perde clientes que esperam esta opção.
• Experiência frustrante: Interfaces em inglês, formatos de data americanos falta de suporte em português podem dificultar a vida do seu staff. Em Portugal, as pessoas valorizam uma abordagem local, desde o idioma até ao respeito por horários e feriados.
• Ineficiência: Sem integração com sistemas ou práticas locais, o software pode exigir ajustes manuais, aumentando custos e atrasos.

Porque é que a adaptação faz diferença?

Portugal tem particularidades que não podem ser ignoradas. A legislação fiscal exige software certificado, os métodos de pagamento locais que dominam as preferências, e a sensibilidade cultural – como ter suporte em português de pessoas que estão no mesmo fuso horário. Uma solução que não se adapta não é só inconveniente; pode ser um obstáculo ao seu negócio.

Como evitar este problema

Para garantir que a tecnologia funciona bem em Portugal, siga estas estratégias:

• Confirme a conformidade fiscal: Escolha soluções que cumpram as leis portuguesas, como SAF-T para relatórios fiscais e ATCUD para faturas.
• Integra pagamentos locais: Certifique-se de que o MB Way e eventuais cartões de refeição nacionais são passíveis de ser integrados.
• Prioritize tradução e localização: A solução deve estar em português correto, com formatos de data (DD/MM/YYYY), números e outros detalhes ajustados. Use tradutores nativos para garantir que tudo – desde menus a mensagens de erro – faz sentido localmente.
• Adapte à cultura local: O suporte ao cliente deve ser em português e entender as práticas de negócio portuguesas, como horários de trabalho ou feriados.

Em resumo

Usar soluções internacionais sem adaptação ao contexto português é arriscar problemas legais, perder clientes e frustrar utilizadores. Uma plataforma bem-sucedida em Portugal precisa de cumprir a legislação (SAF-T, ATCUD), integrar MB Way, cartões de refeição, falar a língua local e respeitar a cultura. Antes de escolher, verifique se a tecnologia está pronta para operar cá como se fosse feita cá – porque, no fundo, é isso que os seus clientes esperam.

4. Escolher soluções antiquadas e tecnologicamente estagnadas

No mercado atual, ainda encontramos plataformas desenhadas há mais de 20 anos, com arquiteturas pesadas e interfaces que parecem saídas de outra era. Embora possam cumprir funções básicas, estas soluções não acompanham as exigências modernas de performance, mobilidade e experiência do utilizador – padrões que hoje são indispensáveis para qualquer negócio competitivo. Ficar preso a tecnologia estagnada é como usar um telemóvel Nokia de botões numa era de smartphones: funciona, mas limita-o em tudo o resto.

Os perigos de ficar no passado

Optar por software antiquado traz riscos reais:

• Performance fraca: Sistemas antigos são lentos, crasham mais e atrasam o trabalho. Não é incomum os funcionários perderem parte do seu dia de trabalho com processos manuais desnecessários.
• Segurança em risco: Sem atualizações regulares, tornam-se alvos fáceis para ataques.
• Utilizadores frustrados: Interfaces desatualizadas irritam tanto o staff como os clientes, habituados a ferramentas modernas e intuitivas. Imagine oferecer um portal dos anos 90 aos seus clientes em 2025 – não funciona.
• Falta de integração: Sem APIs modernas, não se ligam a novas tecnologias, como cloud ou analytics, travando a sua capacidade de crescer ou inovar.
• Custos escondidos: Manter estas relíquias sai caro, quer seja em manutenção direta ou no tempo que perde a contornar falhas, ou a aceder a dados que só consegue obter quando está junto aos computadores.

Porquê apostar no moderno?

Hoje, os utilizadores esperam rapidez, acesso em telemóveis e interfaces simples. Um software estagnado não só falha nesses pontos como o coloca em desvantagem face à concorrência. Pior ainda, pode afastar talentos mais jovens, que não querem lidar com ferramentas arcaicas, e clientes que procuram experiências atuais. Num mundo onde a tecnologia avança a cada ano, ficar parado é recuar. Leia mais sobre este tema na nossa publicação seguinte:

Os truques surpreendentes que fazem os clientes voltarem sempre ao seu Restaurante!

A qualidade da comida e o atendimento são essenciais, mas há segredos psicológicos que fazem os clientes voltarem. Pequenos gestos personalizados, surpresas inesperadas e o ambiente certo criam uma ligação especial.

deGrazie BlogBruno Ferreira

Como evitar este Erro

Para não cair na armadilha de soluções ultrapassadas, siga estas dicas práticas:

• Avalie a idade e atualizações: Verifique há quanto tempo o software existe e se tem atualizações regulares. Um produto sem desenvolvimento ativo é um risco à espera de acontecer.
• Confirme suporte móvel: Hoje, o acesso em smartphones e tablets é essencial. Certifique-se de que a solução funciona bem em dispositivos móveis, com apps ou design responsivo.
• Prioritize a experiência do utilizador: Escolha interfaces modernas e intuitivas, tanto para o teu staff como para os clientes. Ninguém quer perder tempo a aprender sistemas complicados.

Em resumo

Escolher soluções antiquadas e tecnologicamente estagnadas pode parecer uma solução barata ou segura, mas é uma bomba-relógio. Os custos de manutenção, os riscos de segurança e a perda de eficiência superam qualquer benefício a longo prazo. Invista em tecnologia atualizada, com atualizações constantes, suporte móvel, e uma interface que os utilizadores de hoje – staff e clientes – realmente apreciem. Não deixe o seu negócio preso ao passado num mundo que não para de avançar.

Conclusão final

A tecnologia deve servir o restaurante — e não o contrário. Evitar estes erros pode poupar milhares de euros, tempo precioso e desgaste das equipas. Na deGrazie, acreditamos que o futuro da restauração é digital, mas acima de tudo, é livre, interoperável e centrado no utilizador.

Se está a repensar a tecnologia no seu negócio, comece por fazer as perguntas certas. E conte connosco para ajudar a respondê-las.